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A tous les niveaux de l’entreprise, le déploiement d’un système d’information complet peut servir de catalyseur à la sensibilisation aux risques financiers mais aussi d’incitateur à l’action. Pour ce faire, une solution de gestion de la performance (ou Enterprise Performance Management) est requise. Elle va venir étendre les possibilités d’une solution de Business Intelligence. Quelles sont les différences entre ces deux types d’outils et quels avantages pratiques une organisation peut-elle en tirer ? 

La plupart des entreprises disposent d’un système d’information interne. Après avoir remplacé le livre de caisse manuscrit, les carnets de commandes, les registres de stocks et du personnel par un ERP, elles disposent souvent d’une véritable manne de données. L’étape suivante va consister à transformer ces données brutes en information.

De la donnée à l’information

Les données enregistrées dans un ERP fournissent peu d’informations en elles-mêmes. Elles ne peuvent pas répondre à la question de la rentabilité d’un produit ou d’un client. Ceci nécessite (entre autres) une combinaison de données provenant de différents systèmes ERP, des définitions non ambiguës, une « version unique de la vérité », des agrégations ou des modèles de calcul…

Les outils de Business Intelligence (BI) sont apparus au tournant du siècle pour créer et automatiser ces types d’informations. La deuxième génération d’outils de BI offre désormais des tableaux de bord et des rapports évolués, plus faciles à créer et à utiliser.

En conséquence, la proportion d’entreprises supportant l’entièreté de leurs problèmes d’information uniquement avec Excel tend à se réduire significativement (bien qu’elle atteignent encore les 60%).

Combiner vision et contrôle

Il n’y a qu’un seul hic : les outils BI vous permettent uniquement de créer des informations basées sur les données déjà contenues dans les systèmes ERP. C’est une photographie. Cela ne renseigne en rien, par exemple, sur la rentabilité attendue d’un produit, d’un client ou encore l’impact des ventes attendues sur la capacité de production, les flux de trésorerie futurs, le déploiement du personnel, la logistique, etc…

Le partage continu du prédictif offre en revanche une vision de l’avenir et permet aux organisations de planifier toujours davantage. Dans de nombreuses entreprises, ces budgétisations, prévisions et planifications sont encore effectuées avec l’aide d’Excel, les outils BI n’étant pas en mesure de gérer de tels process. Le terme « Enterprise Performance Management » ou « Gestion de la performance » est en réalité synonyme de technologies qui combinent capacités de Business Intelligence et fonctionnalités de budgétisation, prévision et planification. Cette technologie  permet à une multitude d’utilisateurs d’entrer leurs prévisions – dans le contexte des chiffres du réalisé – à l’intérieur d’une unique application et sur une seule base de données centrale.

On appelle cela les fonctions de « saisie de données ». Cette différence, apparemment minime, a cependant un impact profond.

Premièrement, les organisations sont en capacité d’avoir une emprise beaucoup plus importante sur leur avenir. L’«analyse prédictive» introduite par l’EPM est une consolidation des différentes prévisions partagées par les experts de l’organisation. Pensez aux chefs de projet qui ajustent leurs prévisions chaque mois, aux investissements et devis complexes qui nécessitent des contributions de différents métiers ou départements, aux aperçus des prévisions de vente par produit et / ou région. Dans de tels cas, les prévisions des experts internes et locaux sont plus pertinentes que les approches statistiques. Saisir des données signifie également ajouter des commentaires : partager non seulement des chiffres mais aussi un contexte. De plus, les processus de planification peuvent désormais également être pris en charge par le workflow, la notification par courrier électronique automatique et les validations. On parle ainsi de fonctions « de partage » ou « collaboratives ».

Il est également possible d’effectuer l’analyse de scénarios en temps réel ou bien d’avoir recours à toutes sortes de fonctionnalités qui accélèrent grandement la création de vos budgets.

Mettre en œuvre la stratégie plus efficacement

Deuxièmement, le terme même de «gestion de la performance» est important. C’est avant tout la technologie qui, conformément à la vision et à la mission, peut soutenir la mise en œuvre de la stratégie de l’organisation. Cela se traduit par des objectifs et des activités futures. La valeur ajoutée de l’EPM n’est pas la conversion en budgets, cibles et indicateurs clés de performance (KPI), mais le fait que vous puissiez demander dans l’organisation des prévisions qui ont une valeur prédictive importante concernant ces KPI. Les rapports montrent non seulement la réalisation par rapport à un objectif initial, mais aussi la prévision consolidée. En termes financiers, cela se traduit souvent par un compte de charges et produits prévisionnel, basé sur le réalisé à date et les «rolling forecast» les plus à jour.

Plutôt que de consulter occasionnellement des tableaux de bord et des rapports, l’EPM exige une contribution active des employés. La demande périodique de prévisions en fait un processus interactif. Il nécessite donc également un ajustement du comportement des utilisateurs afin que ces outils deviennent de véritables catalyseurs de changement. Il en résulte une organisation davantage orientée vers les objectifs ainsi qu’une influence positive sur la perception qu’ont les employés de la finance et de la gestion des risques. Grâce à cela, les objectifs correctement alignés avec la vision et la mission d’une entreprise sont poursuivis plus efficacement.

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 Article traduit et adapté d’une publication du journal financier néerlandais CM .

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