A tous les niveaux de l’entreprise, le déploiement d’un système d’information complet peut servir de catalyseur à la sensibilisation aux risques financiers mais aussi d’incitateur à l’action. Pour ce faire, une solution de gestion de la performance (ou Enterprise Performance Management) est requise. Elle va venir étendre les possibilités d’une solution de Business Intelligence. Quelles sont les différences entre ces deux types d’outils et quels avantages pratiques une organisation peut-elle en tirer ?
La plupart des entreprises disposent d’un système d’information interne. Après avoir remplacé le livre de caisse manuscrit, les carnets de commandes, les registres de stocks et du personnel par un ERP, elles disposent souvent d’une véritable manne de données. L’étape suivante va consister à transformer ces données brutes en information.
Les données enregistrées dans un ERP fournissent peu d’informations en elles-mêmes. Elles ne peuvent pas répondre à la question de la rentabilité d’un produit ou d’un client. Ceci nécessite (entre autres) une combinaison de données provenant de différents systèmes ERP, des définitions non ambiguës, une « version unique de la vérité », des agrégations ou des modèles de calcul…
Les outils de Business Intelligence (BI) sont apparus au tournant du siècle pour créer et automatiser ces types d’informations. La deuxième génération d’outils de BI offre désormais des tableaux de bord et des rapports évolués, plus faciles à créer et à utiliser.
En conséquence, la proportion d’entreprises supportant l’entièreté de leurs problèmes d’information uniquement avec Excel tend à se réduire significativement (bien qu’elle atteignent encore les 60%).
Il n’y a qu’un seul hic : les outils BI vous permettent uniquement de créer des informations basées sur les données déjà contenues dans les systèmes ERP. C’est une photographie. Cela ne renseigne en rien, par exemple, sur la rentabilité attendue d’un produit, d’un client ou encore l’impact des ventes attendues sur la capacité de production, les flux de trésorerie futurs, le déploiement du personnel, la logistique, etc…
Le partage continu du prédictif offre en revanche une vision de l’avenir et permet aux organisations de planifier toujours davantage. Dans de nombreuses entreprises, ces budgétisations, prévisions et planifications sont encore effectuées avec l’aide d’Excel, les outils BI n’étant pas en mesure de gérer de tels process. Le terme « Enterprise Performance Management » ou « Gestion de la performance » est en réalité synonyme de technologies qui combinent capacités de Business Intelligence et fonctionnalités de budgétisation, prévision et planification. Cette technologie permet à une multitude d’utilisateurs d’entrer leurs prévisions – dans le contexte des chiffres du réalisé – à l’intérieur d’une unique application et sur une seule base de données centrale.
On appelle cela les fonctions de « saisie de données ». Cette différence, apparemment minime, a cependant un impact profond.
Premièrement, les organisations sont en capacité d’avoir une emprise beaucoup plus importante sur leur avenir. L’«analyse prédictive» introduite par l’EPM est une consolidation des différentes prévisions partagées par les experts de l’organisation. Pensez aux chefs de projet qui ajustent leurs prévisions chaque mois, aux investissements et devis complexes qui nécessitent des contributions de différents métiers ou départements, aux aperçus des prévisions de vente par produit et / ou région. Dans de tels cas, les prévisions des experts internes et locaux sont plus pertinentes que les approches statistiques. Saisir des données signifie également ajouter des commentaires : partager non seulement des chiffres mais aussi un contexte. De plus, les processus de planification peuvent désormais également être pris en charge par le workflow, la notification par courrier électronique automatique et les validations. On parle ainsi de fonctions « de partage » ou « collaboratives ».
Il est également possible d’effectuer l’analyse de scénarios en temps réel ou bien d’avoir recours à toutes sortes de fonctionnalités qui accélèrent grandement la création de vos budgets.
Deuxièmement, le terme même de «gestion de la performance» est important. C’est avant tout la technologie qui, conformément à la vision et à la mission, peut soutenir la mise en œuvre de la stratégie de l’organisation. Cela se traduit par des objectifs et des activités futures. La valeur ajoutée de l’EPM n’est pas la conversion en budgets, cibles et indicateurs clés de performance, mais le fait que vous puissiez demander dans l’organisation des prévisions qui ont une valeur prédictive importante concernant ces KPI. Les rapports montrent non seulement la réalisation par rapport à un objectif initial, mais aussi la prévision consolidée. En termes financiers, cela se traduit souvent par un compte de charges et produits prévisionnel, basé sur le réalisé à date et les «rolling forecast» les plus à jour.
Plutôt que de consulter occasionnellement des tableaux de bord et des rapports, l’EPM exige une contribution active des employés. La demande périodique de prévisions en fait un processus interactif. Il nécessite donc également un ajustement du comportement des utilisateurs afin que ces outils deviennent de véritables catalyseurs de changement. Il en résulte une organisation davantage orientée vers les objectifs ainsi qu’une influence positive sur la perception qu’ont les employés de la finance et de la gestion des risques. Grâce à cela, les objectifs correctement alignés avec la vision et la mission d’une entreprise sont poursuivis plus efficacement.
Les outils d’EPM sont apparus à la fin des années 2000 avec un « ticket d’entrée » élevé. Seules les organisations de très grande envergure étaient en mesure de s’offrir ces solutions. Des outils plus innovants et provenant souvent de nouveaux éditeurs, ont par la suite émergé du marché aux alentours de 2010. Le rapport prix-valeur est devenu plus attractif grâce à différents facteurs : prix d’acquisition et temps de déploiement moindres, performances accrues, maintenance facilitée… Un important travail a été réalisé sur l’ergonomie et la simplicité d’utilisation. Ce faisant, l’accès à l’information financière devient de plus en plus indépendant du service informatique et/ou des partenaires externes. La quasi généralisation des plateformes EPM cloud actuelles va dans ce sens : on peut désormais privilégier l’Opex par rapport au Capex en étalant un investissement initial conséquent sur des abonnements mensuels. Ensuite, les questions de maintenance, de migration, de montée de versions se retrouvent totalement externalisées.
La génération actuelle d’outils EPM permet à chaque organisation d’en mesurer les bénéfices et le ROI qui en découle. Ainsi, la capacité de pouvoir effectuer et communiquer des prévisions de façon récurrente va progressivement se ressentir sur l’activité et intégrer les usages de l’entreprise. A rappeler que ceci est désormais possible sans les investissements faramineux ni les projets informatiques à très long terme que chacun a pu connaître dans le passé. Les retombées de l’utilisation d’une solution EPM sont tangibles. Un reporting peut par exemple s’obtenir en quelques minutes contre plusieurs avec des feuilles Excel. De la même façon, les élaborations de budget, les forecast ou les simulations se font beaucoup plus rapidement et surtout, avec des chiffres fiables exprimant « une seule version de la vérité ».
Prenons pour exemple le groupe Generix qui propose un « supply chain hub » : une plateforme permettant de gérer et piloter l’ensemble des flux d’un écosystème économique et industriel. Generix utilise la solution d’EPM Jedox pour l’élaboration budgétaire, l’analytique, le reporting financier et la trésorerie. Grâce à une application Web, une dizaine de collaborateurs renseignent et administrent ces process tandis qu’une quinzaine d’autres consomment les données en résultant.
Un système de workflow a été mis en place. La gestion des droits permet de déterminer qui peut voir et/ou entrer certaines informations. Elle accorde des droits spécifiques aux personnes responsables de la rétroaction et qui, au bout du compte, approuvent la validation d’un budget ou d’un projet. Les employés du projet concerné disposent d’une « boîte de réception » leur donnant un aperçu des tâches et de l’agenda du projet.
Toutes les données sont enregistrées de façon centralisée puis exploitées sous forme de rapports, d’analyses et de tableaux de bord. Cette même base de données centrale comprend également les réalisations qui sont automatiquement accessibles à partir de l’ERP. Il est donc possible de faire une prévision en continu (chiffres de réalisation les plus récents à portée de main), le tout dans différentes devises et dans différentes version de budget.
Marie-Christine Decaux, responsable du reporting financier chez Generix, témoigne :
Les écarts entre le budget et le réalisé sont visibles immédiatement. Avec Jedox, le reporting qui nécessitait deux équivalents temps mobilisés sur deux jours avec Excel se fait aujourd’hui en quelques minutes à peine. Globalement, le recours aux technologies EPM accroît le contrôle que nous pouvons avoir à la fois sur tous nos états financiers et sur nos flux de trésorerie à venir. Faire les bons choix au bon moment aide forcément à conforter et augmenter nos ambitions de croissance.
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