Bottom-up ou top-down : simplifier l’approbation budgétaire

L’approbation budgétaire est par définition propre à l’approche bottom-up. Dans une stratégie bottom-up, les collaborateurs et les gestionnaires de chaque département ou unité contribuent activement à l’élaboration de leurs propres budgets détaillés. Une fois ces budgets soumis, ils sont examinés, évalués et approuvés à des niveaux hiérarchiques supérieurs.

Or si la planification bottom-up est plus réaliste car gérée par les opérationnels, le temps nécessaire à sa mise en œuvre est long, les objectifs sont souvent trop bas et les aller-retour propres à la validation n’arrangent pas notre qualité de données.

À l’inverse, la planification top-down élimine les tâches de coordination complexes et longues, en définissant les objectifs globaux. Toutefois, cette approche budgétaire est controversée puisque la direction n’a qu’une idée simplifiée des contraintes et capacités de chaque département. Les objectifs sont souvent inatteignables car irréalistes. 

La planification Bottom-Up

La planification Bottom-Up, ou planification ascendante, est une approche où les budgets sont construits à partir du niveau opérationnel le plus bas, c'est-à-dire au niveau des différentes activités, départements ou unités de l'organisation.

Voici comment se déroule généralement le processus de planification budgétaire Bottom-Up :

• Identification des besoins : chaque responsable de département ou d'unité identifie les besoins financiers spécifiques liés à ses activités. Cela peut inclure les coûts liés aux salaires, aux fournitures, aux équipements, etc.
• Estimation des coûts : les responsables estiment les coûts associés à leurs activités pour la période budgétaire à venir. Ces estimations sont souvent détaillées et basées sur des informations spécifiques à chaque département.
• Agrégation des budgets départementaux : les budgets individuels des différents départements ou unités sont agrégés pour former le budget global de l'organisation.
• Révisions et ajustements : le processus permet aux responsables de réviser et d'ajuster leurs estimations en fonction des objectifs globaux de l'organisation et des contraintes budgétaires.
• Validation et approbation : une fois que tous les budgets départementaux ont été agrégés et ajustés au besoin, le budget global est soumis à la validation et à l'approbation de la direction.

La planification budgétaire Bottom-Up offre plusieurs avantages, notamment une compréhension détaillée des besoins financiers de chaque département, une responsabilisation au niveau opérationnel et une meilleure précision dans la budgétisation des coûts. Cependant, elle peut nécessiter plus de temps et d'efforts, de coordination et de maintien d’une perspective globale que d'autres approches. 

La planification Top-Down 

L'approche Top-Down, également appelée planification descendante, est une méthode de planification budgétaire qui consiste à définir les objectifs globaux de l'organisation avant de détailler les allocations budgétaires pour chaque département ou unité. C'est une approche où la direction établit les grandes lignes du budget en fonction de la stratégie globale de l'entreprise, puis ces directives sont décomposées en niveaux de détail appropriés.

L'approche Top-Down implique généralement les étapes suivantes :

• Définition des objectifs globaux : la direction de l'organisation établit les objectifs financiers globaux, souvent alignés sur la stratégie de l'entreprise.
• Allocation des ressources : les grandes lignes du budget sont déterminées, y compris la répartition des ressources financières entre les différents départements ou domaines d'activité.
• Décomposition en niveaux de détail : les budgets alloués à chaque département ou unité sont ensuite décomposés en niveaux de détail plus fins, en fonction des besoins opérationnels.
• Révisions et ajustements : les budgets détaillés sont révisés et ajustés en fonction des réalités opérationnelles, des retours d'information et des contraintes budgétaires.
• Validation et approbation : une fois que les budgets détaillés ont été ajustés pour répondre aux objectifs globaux, ils sont soumis à la validation et à l'approbation de la direction.

Si la planification budgétaire Top-Down permet d’avoir une vue d’ensemble dès le départ et est simple à mettre en œuvre, elle reste moins précise que l’approche Bottom-Up et à tendance à déresponsabiliser les opérationnels. 

L’approche bidirectionnelle : le meilleur des deux mondes ?  

Également appelé hybride ou collaborative, l’approche bidirectionnelle combine les stratégies top-down et bottom-up pour plus d’efficience et d’équilibre. Elle est souvent utilisée dans le but d'obtenir une planification plus précise, tout en maintenant une vision globale et une responsabilisation au niveau opérationnel.

Comment fonctionne la procédure bidirectionnelle ? 

• Définition des objectifs globaux : la direction établit les grandes lignes des objectifs prioritaires. Ces objectifs fournissent le cadre global du processus budgétaire, ils sont basés sur les prévisions bottom-up antérieurs. 
• Élaboration des budgets détaillés : les équipes opérationnelles élaborent ensuite leurs budgets détaillés en fonction des objectifs globaux, en intégrant leurs connaissances spécifiques du terrain. 
• Consolidation, ajustement et négociation : des négociations peuvent avoir lieu entre les différents niveaux hiérarchiques pour ajuster les chiffres et résoudre les divergences. 
• Validation : la direction révise et valide les données consolidées pour s’assurer qu’elles s’alignent avec la stratégie globale de l’entreprise. 

L'approche bidirectionnelle peut être adaptée en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation, et son succès dépend souvent de la manière dont elle est mise en œuvre et de la collaboration entre les différentes parties prenantes.