Ça y est ! Vous avez enfin convaincu votre conseil de direction ou votre N+1 d’investir dans un outil de pilotage de la performance. Rien d’étonnant lorsque l’on sait que cette question reste la priorité numéro un des directeurs financiers. Reste maintenant à bien évaluer vos besoins pour ne pas miser sur le mauvais cheval. Si proches et si différentes, les solutions d’EPM (Enterprise Performance Management) présentes sur le marché peuvent toutes apporter satisfaction. Les différences de fonctionnalité, de souplesse et d’ergonomie se feront réellement sentir qu'à l’usage.
Nous allons donc vous indiquer quelques pistes préliminaires afin de pouvoir rapidement identifier les points clefs de comparaison et opérer une première sélection.
C’est un fondamental de toute solution EPM (Enterprise Performance Management), contrairement à la Business Intelligence dont l’usage est consultatif. Les fonctions de saisie vous permettent d’actualiser vos données, de constater en direct le résultat au global ou de faire des simulations “what if”. Par exemple, vous venez de recevoir les dernières ventes d’une gamme de produits de votre succursale étrangère et souhaitez actualiser immédiatement votre forecast. La possibilité de saisir des données dans votre application actualise toute la base en temps réel et vous garantit une information correcte à tous les niveaux de l’entreprise.
Contrairement au système relationnel par requête, un cube multidimensionnel va calculer à l’avance ou de façon dynamique toutes les interactions possibles entre vos données. La puissance de calcul est sans commune mesure avec celle d’Excel, par exemple. C’est donc une technologie idéale pour modéliser vos données et les restituer avec une vision métier. Elle est utilisée par la plupart des solutions du marché. Certains éditeurs comme Longview ont développé leur propre technologie alternative capable de traiter des volumes de données massifs. La façon dont sont gérés les croisements de données non significatifs et ne portant aucune données est à prendre en compte : certains outils (ils sont rares) peuvent en effet vous facturer ces petites « zones grises » ne contenant finalement que du vide.
Les “versions” correspondent à vos “jeux de donnés”. Par exemple, vos différents budgets : réalisé, prévisionnel, agrégé, détaillé, par BU, par pays…. Le logiciel doit permettre d’agréger ou consolider des comptes et indicateurs (compte d’exploitation, SIG, marge brute, etc…). Pouvez-vous opérer des suppressions sélectives ?
Votre logiciel d’EPM dispose-t-il de connecteurs appropriés à votre parc applicatif (ERP, SAP, Excel, Qlik, Tableau…) ? La couche ETL (Extract / Load / Transform) est-elle présente, suffisamment performante et souple ? Voilà un point à considérer si vos utilisateurs auront à utiliser régulièrement de la donnée issue des systèmes amont.
Depuis quelques années vous avez la possibilité d’utiliser vos outils informatiques en mode cloud. Au lieu de mobiliser vos propres ressources informatiques et humaines, l’éditeur prend en charge l’exploitation et héberge vos données. La sollicitation de votre trésorerie pour l’achat de licences est considérablement diminuée, vous engagez des frais moindres sous forme d’abonnement mensuel, privilégiant l’Opex sur le Capex. Certaines entreprises préfèrent, pour des raisons de sécurité, tout gérer sur site (“on premise”) et opter par conséquent pour un achat de licence. D’autres ont fait leurs calculs et ont realisé qu’au bout de X années, le prix total des abonnements dépassait in fine celui de l’achat ferme d’une licence. Tous les éditeurs ne proposent maheureusement pas les deux options…
Il s’agit de pouvoir donner du contexte, annexer des commentaires à un rapport, un budget. Ce commentaire peut être général ou relié à une ligne voire un chiffre en particulier. Certaines solutions permettent d’exporter un état par mail ou par le chatbot du logiciel. Par capillarité, la gouvernance des données est généralement paramétrable par l’utilisateur. C’est un avantage qui évite d’avoir recours à un tiers (informaticien, consultant…) pour accorder ou limiter les accès de collaborateurs. Ce point soulève notamment des questions de type : “Si un utilisateur est désactivé, peut-on s’assurer que son historique demeure accessible pour les administrateurs ou super-users ?”
Ce terme désigne la possibilité de constituer soi-même des tableaux de bord ou rapports, à la volée. On rencontre généralement cette fonction dans les solutions de business intelligence mais elle s’étend progressivement à l’EPM. Concrètement, il s’agit d’un système de “glisser-déposer”: Vous sélectionnez vos valeurs, KPI, BU, zones géographiques etc… et constituez sur le champ les états et rapports desirés. Pour un utilisateur déjà familiarisé avec l’outil, le gain de temps est réel en évitant le développement par un intégrateur.
Au niveau fonctionnel, une table reste une table, une chaise reste une chaise. Mais si les couleurs de la table vous piquent les yeux ou que la chaise vous fait mal au dos, les détails de finition et considérations esthétiques prennent alors une toute autre importance. Elles peuvent freiner l’adoption en interne. Tout d’abord, cette fonction sert à vous permettre en toute autonomie de générer graphiques (dynamiques, si possible), camemberts, cartes… Enfin, l’esthétique demeure secondaire mais étant donné que vous aller recourir à cet outil très régulièrement, autant éviter – à fonctionnalités égales – les solutions austères et pénibles à lire.
Comme mentionné en début de cet article, ces critères de comparaison sont les principaux parmi une liste qui peut avoisiner la centaine. N’hésitez pas à nous solliciter pour toute démarche approfondie.
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