Un workflow désigne le déroulement des processus ou des tâches dans une séquence organisée pour atteindre un objectif spécifique, souvent dans un contexte professionnel ou de projet.
Dans un contexte général de contrôle de gestion, un workflow désigne la séquence structurée des étapes de traitement de l'information financière, de la planification budgétaire, du suivi des performances, de l'analyse des écarts et de la prise de décision pour optimiser la gestion des ressources de l'entreprise.
Dans sa mission de contrôle des coûts, le workflow implique l’identification des coûts, l’analyse des dépenses par rapport aux budgets prévus et la détection des écarts significatifs.
Le workflow de demande de CapEx
Qu’est-ce qu’un CapEx ?
Le CapEx, ou dépenses en capital, désigne les dépenses que les entreprises engagent pour acquérir ou améliorer des actifs physiques tels que des équipements, des propriétés ou des bâtiments. Ces investissements sont généralement réalisés pour augmenter la capacité de l'entreprise, améliorer son efficacité opérationnelle ou étendre la durée de vie de ses actifs existants.
Contrairement aux dépenses opérationnelles (OpEx), qui sont consommées dans l'année fiscale courante, les CapEx sont capitalisés dans le bilan de l'entreprise et amortis sur la durée de vie utile de l'actif, reflétant ainsi leur contribution à long terme à la valeur de l'entreprise.
Les étapes du workflow de demande de CapEx
Le workflow de demande de CapEx (dépenses d'investissement) dans le cadre du contrôle de gestion suit généralement ces étapes clés :
Identification du besoin : le département concerné identifie un besoin d'investissement qui peut inclure l'achat d'équipements, de bâtiments, ou la mise en œuvre de projets importants nécessitant des dépenses en capital.
Élaboration de la proposition : préparation d'une proposition détaillée justifiant l'investissement. Cela inclut une analyse coût-bénéfice, l'impact sur les opérations, et la conformité aux objectifs stratégiques de l'entreprise.
Soumission de la demande : la proposition est soumise à l'équipe de contrôle de gestion pour évaluation. Cela peut inclure des formulaires standardisés, des documents justificatifs et des projections financières.
Évaluation et approbation préliminaire : le contrôleur de gestion évalue la demande en fonction de critères tels que le retour sur investissement (ROI), l'alignement stratégique, et la disponibilité des ressources financières. Les approbations préliminaires sont souvent nécessaires avant un examen plus approfondi.
Analyse détaillée : une analyse plus approfondie est réalisée, pouvant inclure des évaluations de risques, des analyses de marché, et des consultations avec d'autres départements ou experts.
Approbation finale : la demande est présentée à la direction ou au comité d'investissement pour approbation finale. Cette étape peut inclure des présentations, des discussions, et la finalisation des termes de l'investissement.
Allocation des ressources : une fois approuvée, les ressources financières sont allouées au projet. Cela peut inclure le déblocage de fonds, la planification des dépenses et la mise en place de contrôles budgétaires.
Mise en œuvre : le département concerné met en œuvre le projet d'investissement selon le plan approuvé, en veillant à respecter les budgets, les délais et les spécifications.
Suivi et évaluation : le contrôle de gestion suit les progrès du projet, évalue les performances par rapport aux attentes et ajuste les plans si nécessaire pour assurer l'atteinte des objectifs.
Clôture et revue post-implémentation : à la fin du projet, une revue post-implémentation est réalisée pour évaluer les résultats, tirer des leçons et intégrer les apprentissages dans les futurs processus de demande de CapEx.
Ce workflow permet de s'assurer que les dépenses d'investissement sont judicieusement évaluées, approuvées et gérées tout au long de leur cycle de vie.
Exemple de workflow de demande de CapEx
Le workflow de demande d’OpEx
Qu’est-ce qu’un OpEx ?
Les OPEX, ou dépenses opérationnelles, représentent les coûts courants pour le fonctionnement quotidien d'une entreprise. Elles incluent les dépenses telles que les salaires, les coûts de location, les dépenses en matières premières et les coûts de maintenance.
Contrairement aux dépenses en capital (CapEx), qui sont investies dans des actifs à long terme, les OpEx sont consommées dans le cadre de l'activité opérationnelle normale de l'entreprise et sont généralement comptabilisées comme des coûts dans le compte de résultat de l'année fiscale au cours de laquelle elles sont engagées. Les OpEx ont un impact direct sur la rentabilité opérationnelle de l'entreprise et sont cruciales pour la gestion budgétaire et la planification financière.
Les étapes du workflow de demande de OpEx
Le workflow de demande d'OpEx (dépenses opérationnelles) dans le cadre du contrôle de gestion suit un processus structuré visant à planifier, approuver et suivre les coûts liés aux opérations courantes de l'entreprise. Voici les étapes clés :
Identification des besoins : les départements identifient les besoins opérationnels nécessitant des dépenses, comme les salaires, les fournitures, les services, la maintenance, etc.
Élaboration du budget : chaque département prépare son budget OpEx, estimant les coûts nécessaires pour l'année à venir en se basant sur les performances passées, les prévisions et les objectifs stratégiques.
Soumission et révision : les budgets sont soumis à l'équipe de contrôle de gestion pour révision. Cette étape peut inclure des discussions pour clarifier les besoins et ajuster les estimations.
Approbation du budget : après révision, les budgets sont ajustés si nécessaire et approuvés par la direction. Cette approbation définit les limites des dépenses opérationnelles pour la période à venir.
Mise en œuvre et suivi : avec le budget approuvé, les départements engagent les dépenses OpEx conformément au plan. Le contrôle de gestion suit les dépenses réelles par rapport au budget, identifiant les écarts significatifs.
Analyse des écarts : lorsque des écarts sont détectés, ils sont analysés pour comprendre les causes sous-jacentes, qu'il s'agisse de dépenses excessives, de changements dans l'activité opérationnelle ou d'autres facteurs.
Ajustements et actions correctives : basé sur l'analyse des écarts, des ajustements peuvent être nécessaires pour aligner les dépenses avec le budget. Cela peut inclure des réductions de coûts, des demandes de budget supplémentaire ou des révisions des plans opérationnels.
Reporting périodique : des rapports sont régulièrement générés pour informer la direction de l'état des dépenses OpEx, fournissant une base pour les décisions opérationnelles et financières.
Clôture de la période : à la fin de la période budgétaire, les dépenses OpEx sont finalisées et comparées au budget initial pour évaluer la performance.
Revue et apprentissage : Les résultats sont revus pour identifier les leçons apprises et les opportunités d'amélioration, influençant la planification et le budget des périodes futures.
Ce workflow permet une gestion efficace des dépenses opérationnelles, assurant que les ressources sont utilisées de manière optimale et alignées avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Exemple de workflow de demande d’OpEx
Le workflow de délégation de pouvoir
La délégation de pouvoirs depuis la direction générale vers une entité fille contribue à la performance, à l'efficacité, et à la compétitivité de l'ensemble de l'organisation, tout en favorisant le développement et l'autonomie des structures subordonnées.
Les étapes du workflow de délégation de pouvoir
Le workflow de délégation de pouvoir de signature et d'engagement de la direction générale vers une entité fille implique plusieurs étapes clés pour assurer une transition fluide et conforme des responsabilités. Voici une description détaillée de ces étapes :
Identification du besoin de délégation : la direction générale identifie la nécessité de déléguer des pouvoirs de signature et d'engagement à une entité fille. Cette décision peut être motivée par des raisons stratégiques, opérationnelles, ou de gestion des risques.
Rédaction du document de délégation : un document officiel détaillant l'étendue, les limites, et les conditions de la délégation de pouvoir est rédigé. Ce document précise les pouvoirs délégués, les obligations, et les responsabilités de l'entité fille
Examen par le département juridique : le document de délégation est examiné par le département juridique pour s'assurer de sa conformité avec les lois en vigueur, les règlements internes de l'entreprise, et pour prévenir tout risque légal potentiel.
Approbation par la direction générale : après révision et ajustements éventuels, le document de délégation est approuvé par la direction générale. Cette approbation est souvent formalisée par une signature ou une résolution du conseil d'administration.
Communication à l'entité fille : le document de délégation approuvé est communiqué officiellement à l'entité fille. Cette communication peut inclure une session d'information ou une formation pour s'assurer que les responsables de l'entité fille comprennent pleinement les pouvoirs qui leur sont délégués.
Mise en œuvre de la délégation : l'entité fille met en œuvre la délégation de pouvoir en conformité avec le document approuvé. Cela implique l'ajustement des processus internes et la mise à jour des procédures de signature et d'engagement.
Contrôle et vérification de la conformité : des mécanismes de surveillance et de contrôle sont mis en place pour s'assurer que l'entité fille exerce les pouvoirs délégués dans les limites établies. Cela peut inclure des audits réguliers ou des rapports de suivi.
Ce workflow permet de garantir que la délégation de pouvoir de signature et d'engagement est effectuée de manière contrôlée, sécurisée et conforme aux objectifs de l'entreprise, tout en offrant à l'entité fille la flexibilité nécessaire pour opérer efficacement.
Exemple de workflow de délégation de pouvoir
Le workflow de demande d’engagement
Qu’est-ce qu’une demande d’engagement pour le contrôle de gestion ?
Une demande d'engagement dans un contexte d'entreprise se réfère généralement au processus par lequel un département ou une unité d'affaires sollicite l'approbation pour engager des ressources financières, humaines, ou matérielles en vue de réaliser un projet ou une activité spécifique.
Cette demande est un élément clé de la gestion budgétaire et financière, visant à assurer que tous les engagements de dépenses ou d'investissements sont alignés avec les objectifs stratégiques de l'entreprise, correctement planifiés et budgétisés.
Les étapes du workflow de demande d’engagement
Le workflow de demande d'engagement dans une entreprise implique plusieurs étapes clés pour assurer que toutes les demandes sont correctement évaluées, approuvées et mises en œuvre conformément aux politiques et aux objectifs stratégiques de l'organisation. Voici une description générale de ce processus :
Identification du besoin : la première étape consiste à identifier un besoin spécifique au sein de l'organisation qui nécessite l'engagement de ressources. Cela peut être lié à l'achat de biens, à l'embauche de personnel, ou à la mise en œuvre d'un nouveau projet.
Élaboration de la demande : le responsable du projet ou du département prépare une demande d'engagement qui inclut une description détaillée du besoin, une justification du projet, une analyse coût-bénéfice, un budget détaillé, et un plan de mise en œuvre.
Révision préliminaire : la demande est soumise à une révision préliminaire par un responsable ou un comité désigné pour s'assurer qu'elle est complète et conforme aux directives de l'entreprise.
Analyse et évaluation : la demande est ensuite analysée en détail. Cela peut inclure une évaluation des implications financières, des risques, des bénéfices attendus, et de l'alignement avec les objectifs stratégiques de l'organisation.
Approbation : après une analyse approfondie, la demande doit être approuvée par les autorités compétentes, qui peuvent varier en fonction du montant de l'engagement et des politiques de l'entreprise. Cela peut inclure le directeur de département, le comité de gestion, ou même le conseil d'administration.
Notification de l'approbation : une fois approuvée, une notification formelle est envoyée au demandeur, indiquant que l'engagement a été autorisé et fournissant des directives pour la mise en œuvre.
Mise en œuvre : avec l'approbation en main, le demandeur peut commencer la mise en œuvre du projet ou de l'achat. Cela implique souvent la coordination avec d'autres départements, tels que les finances, les achats, et les ressources humaines.
Suivi et rapport : durant et après la mise en œuvre, un suivi est effectué pour s'assurer que l'engagement est réalisé conformément au plan approuvé. Des rapports d'avancement peuvent être requis à différentes étapes.
Évaluation post mise en œuvre : après l'achèvement du projet ou de l'achat, une évaluation post-mise en œuvre est souvent réalisée pour mesurer les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux et pour tirer des leçons pour les futurs engagements.
Ce workflow permet d'assurer une gestion efficace et responsable des ressources de l'entreprise, en veillant à ce que les engagements pris soient judicieusement planifiés, approuvés et exécutés.
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