Pour réussir votre transition vers un modèle Data Driven, il est essentiel de maîtriser le qui, quoi, comment, quand, où et pourquoi de vos données. C’est ce qu’on appelle communément la gouvernance des données ! Cette dernière, ne se résume pas à un simple ensemble de politiques ou de règles, mais elle doit être perçue et conçue comme le socle de votre stratégie Data.
Qu’est-ce que la gouvernance des données ?
La gouvernance des données est un ensemble de principes et de pratiques qui permettent d’assurer une gestion complète du cycle de vie des données, de son acquisition à son utilisation.
La gouvernance des données installe un cadre pratique et exploitable, à l’aide de processus, politiques, normes et métriques pour contrôler la collecte, la gestion, l'utilisation, la qualité, la disponibilité et la protection des données au sein d'une organisation.
L’objectif est simple : aider les utilisateurs de données à trouver, préparer, utiliser et partager plus facilement des ensembles de données fiables, cohérentes et pertinentes.
Installer le cadre de gouvernance des données
Le cadre de gouvernance des données permet d’établir les fondements nécessaires à la mise en œuvre de votre stratégie de données.
Ce dernier commence par la définition d’un modèle de données qui cartographie les flux d’informations, incluant les entrées, les sorties et les méthodes de stockage. Sur cette base, votre modèle de gouvernance devra superposer un ensemble de directives, de rôles, de procédures et de mécanismes de contrôle qui régissent la façon dont ces flux de données sont gérés et sécurisés au sein de l’organisation.
Votre cadre de gouvernance des données devrait englober les aspects suivants :
Portée des données : cela inclut toutes les catégories de données telles que les données de référence, transactionnelles, opérationnelles, analytiques et Big Data.
Structure organisationnelle : définition claire des rôles et responsabilités, y compris le propriétaire des données, le gestionnaire des données, les équipes informatiques, les métiers, et les responsables de la gouvernance.
Normes et politiques relatives aux données : des directives précises définissant le cadre de gestion et de gouvernance des données, ainsi que les objectifs à atteindre.
Supervision et indicateurs de performance : des métriques pour évaluer l'efficacité et le succès de la mise en œuvre de la stratégie de données.
Le framework de gouvernance des données vous permettra de visualiser l’ensemble des chantiers associés à la mise en place d’une stratégie de gouvernance des données.
Chaque organisation a ses particularités. Le modèle de gouvernance devra s’adapter à vos spécificités en matière de système de données, de responsabilités organisationnelles ou même d’exigences réglementaires.
Le modèle de maturité de la gouvernance des données
Le modèle de maturité de la gouvernance des données est un outil essentiel pour évaluer où se situe une organisation dans sa capacité à gérer et gouverner ses données. Il aide à identifier les domaines où l'organisation excelle et ceux où elle doit s'améliorer.
L'utilisation d'un tel modèle avant de développer votre feuille de route de gouvernance des données permet de cibler précisément les actions nécessaires pour atteindre le niveau de maturité désiré.
Le modèle de maturité de la gouvernance des données que propose Limpida comprend 5 niveaux, allant de l’ignorant à la maîtrise :
Ignorant : à ce stade initial, l'organisation n'a pas de reconnaissance ou de compréhension de l'importance de la gouvernance des données. Il n'y a pas d'efforts délibérés pour gérer les données de manière structurée, ce qui peut conduire à des données désorganisées, de mauvaise qualité, ou non sécurisées.
Conscient : l'organisation prend conscience de l'importance de la gouvernance des données mais n'a pas encore mis en place de systèmes ou de processus formels pour la gérer. Il peut y avoir une reconnaissance des problèmes causés par une mauvaise gestion des données et une volonté initiale de changement.
Fondation : à ce niveau, l'organisation commence à établir les bases d'une bonne gouvernance des données. Cela inclut la définition de politiques, de procédures, et la mise en place de rôles spécifiques à la gestion des données. Les efforts sont principalement axés sur la mise en place d'une structure et d'un cadre pour la gouvernance des données.
Développer et adapter : l'organisation développe et adapte ses processus de gouvernance des données pour les rendre plus efficaces dans plusieurs départements. Cela implique l'ajustement des politiques et procédures en fonction des retours d'expérience, l'amélioration de la qualité des données, et l'intégration de la gouvernance des données dans les opérations quotidiennes.
Étendre et optimiser : à ce stade, l'organisation étend ses pratiques de gouvernance des données au-delà des bases pour inclure des stratégies plus avancées, telles que l'analyse de données avancée. Les processus de gouvernance sont continuellement optimisés pour maximiser l'efficacité et la valeur des données.
Maîtriser : le niveau le plus élevé de maturité. L'organisation a pleinement intégré la gouvernance des données dans tous les aspects de ses opérations. Les données sont gérées de manière experte et utilisées de façon stratégique pour guider la prise de décision, innover et maintenir un avantage concurrentiel. La gouvernance des données est un élément clé de la culture organisationnelle.
Le processus de gouvernance des données
Le processus de gouvernance des données doit être conçu pour s'intégrer de manière fluide dans les opérations quotidiennes de votre organisation, en mettant un accent particulier sur la création, la gestion, et la protection des données.
Voici quelques exemples de procédure à mettre en place :
Procédures et documentation : établir des procédures détaillées et une documentation complète pour tous les processus de gestion des données. Cela inclut non seulement la manière dont les données sont collectées, stockées, et traitées, mais aussi comment elles sont sécurisées et détruites. La documentation doit être claire et accessible, servant de référence pour les audits et comme support de formation pour les employés. Des formations régulières et des programmes d'incitation peuvent encourager le respect des procédures établies et renforcer l'importance de la gouvernance des données au sein de l'organisation.
Intégrité des données : assurer l'intégrité des données à travers toutes les étapes de leur cycle de vie, conformément au modèle de gouvernance établi. Cela peut nécessiter des ajustements dans les routines de travail pour intégrer des vérifications d'intégrité et l'utilisation d'outils automatisés comme DBT.
Audits et contrôle qualité : mettre en place des audits réguliers et des contrôles de qualité pour vérifier l'exactitude des données et la conformité aux procédures établies. Ces vérifications doivent être effectuées à intervalles réguliers par une équipe dédiée à la qualité, pour s'assurer que les procédures de gouvernance des données sont correctement suivies et que les données restent fiables et sécurisées.
Réponse aux écarts : développer des protocoles pour répondre rapidement à tout écart par rapport aux normes établies. Cela inclut la correction des erreurs de données, la révision des procédures si nécessaire, et la mise en œuvre de mesures correctives pour prévenir la récurrence des problèmes.
En intégrant ces éléments dans les processus quotidiens de votre organisation, la gouvernance des données devient une composante fondamentale de la culture organisationnelle, soutenant la prise de décision basée sur des données fiables et sécurisées et contribuant à la réussite globale de l'entreprise.
Technologies et outils de gouvernance des données
Les outils de gouvernance des données permettent de maintenir les politiques qui décrivent la manière dont vos données sont collectées, gérées et sécurisées au sein de votre organisation.
Voici quelques exemples de fonctionnalités attendues :
Découverte, capture et catalogage de données : un élément essentiel d'une solution de gouvernance des données est sa capacité à identifier et à agréger des données à travers l'ensemble de l'entreprise. Ceci nécessite l'examen de différents répertoires de données pour ensuite les organiser en utilisant des catégories et des tags spécifiques. Le catalogue de données offre une vue complète sur chaque élément de donnée, incluant son profil, ses relations, son historique ainsi que le glossaire métier, qui établit une terminologie standardisée.
Gestion des données et métadonnées : si votre organisation ne dispose pas déjà d'un MDM, l'outil de gouvernance des données doit être capable de suivre et de gérer les activités de gestion des données. Cela englobe le contrôle de la qualité des données, la gestion des règles et des tâches associées, et la configuration des données. L'outil doit intégrer des fonctionnalités d'intégration de données, superviser le cycle de vie des données, et suivre chaque flux de données de manière précise. Nous préconisons pour cela l’outil DBT qui offre un graphique de dépendance natif. Un bon outil de gouvernance des données extrait et documente également les métadonnées sous-jacentes, ce qui facilite le catalogage.
Visualisation de la gouvernance des données : la force d’un outil de gouvernance des données réside dans sa capacité à offrir une représentation graphique des données. Cela ne signifie pas seulement la représentation du lignage des données, des relations entre les données et des anomalies. Les outils de gouvernance des données doivent également présenter visuellement les politiques, les problèmes et les pipelines de données.
Automatisation de la traçabilité des données : le Data Lineage suit l'origine de chaque entité de données, les modifications qu'elle a subies et son mouvement au sein du système. Il aide à tracer et à repérer les erreurs signalées par le système. La maintenance manuelle du lignage des données est fastidieuse et sujette aux erreurs. Ainsi, les outils de gouvernance des données doivent offrir la capacité d’effectuer automatiquement la traçabilité des données à l’aide de l’analyse de code, de l’analyse des journaux SQL et de l’apprentissage automatique.
Glossaire métier : le point de départ de tout plan de gouvernance des données est la création de définitions et de formats de données communs. La création d'un Business Glossary partagé, contenant les termes métiers clairement définis, permet d’assurer l’uniformité et la compréhension mutuelle. Grâce au glossaire métier, chaque terme est utilisé de manière cohérente et précise à travers l'organisation.
Audit de conformité : l’outil de gouvernance des données doit prévoir des audits externes et internes, surtout si la conformité est l’un des objectifs clés de la gouvernance. Les lois réglementaires liées aux données telles que HIPAA et RGPD exigent un stockage et une maintenance sécurisés des données. La documentation du dictionnaire de données, des règles de données et des contrôles d'accès contribue grandement à prouver la conformité. Cela peut être fait en générant des rapports intuitifs ou en autorisant des rôles spécialisés pour les auditeurs externes ayant des capacités limitées pour explorer les données.
Les outils de gouvernance des données ne sont généralement pas disponibles sous forme de produits autonomes et sont souvent regroupés avec d'autres outils. Avant de choisir un outil de gouvernance des données, faites le point sur les capacités existantes et ne payez que pour les fonctionnalités qui complètent votre cadre de gouvernance des données.
Comment mettre en place la gouvernance des données ?
Mettre en place une gouvernance des données est un processus stratégique qui nécessite une planification minutieuse, une exécution disciplinée et un engagement continu de toutes les parties prenantes de l'organisation.
Voici une approche étape par étape pour établir une gouvernance des données solide :
Définir les objectifs et la portée : clarifiez les objectifs spécifiques de votre initiative de gouvernance des données (amélioration de la qualité des données, conformité réglementaire, gestion des risques…) et déterminez quelles données, processus et parties prenantes seront impliqués.
Établir un cadre de gouvernance des données : développez un cadre structuré qui inclut les politiques, les normes, les procédures, et les rôles et responsabilités. Ce cadre doit être aligné avec les objectifs stratégiques de l'organisation. Identifiez les parties prenantes clés et formez un comité de gouvernance des données pour superviser la mise en œuvre du programme.
Évaluer l’état actuel des données : réalisez un audit des données existantes pour évaluer leur qualité, leur structure, leur sécurité, et leur conformité. Cela inclut l'identification des données redondantes, obsolètes, ou triviales (ROT).
Définir les politiques et standards de données : formulez des directives claires et des standards pour la gestion, le partage et la protection des données à travers l'organisation.
Mettre en place des mécanismes de contrôle et de surveillance : implémentez des outils technologiques et des processus de surveillance pour soutenir la gouvernance des données et mesurer les performances.
Former et sensibiliser : développez des programmes pour éduquer et sensibiliser tous les employés à l'importance de la gouvernance des données et à leur rôle dans sa réussite.
Mettre en œuvre, suivre et ajuster : lancez des projets de gouvernance des données de manière itérative, évaluez les progrès et ajustez les stratégies au besoin.
Évaluer et améliorer continuellement : instituez des évaluations régulières pour mesurer l'efficacité de la gouvernance des données. Soyez prêt à faire évoluer le programme en fonction des changements dans les objectifs de l'entreprise, de la réglementation, et de la technologie.
La mise en place d'une gouvernance des données est un effort continu qui nécessite un engagement à long terme. En suivant ces étapes, vous pouvez établir une fondation solide pour la gestion et la protection des données de votre organisation, tout en soutenant vos objectifs stratégiques globaux.
Nos bonnes pratiques en matière de gouvernance des données
Chaque organisation est différente et devra personnaliser et adapter les pratiques de gouvernance des données à son processus. Toutefois, Limpida vous propose de revenir sur 5 bonnes pratiques de gouvernance des données :
Commencez petit, mais considérez la situation dans son ensemble : la gouvernance des données repose sur trois piliers : les personnes, les processus et la technologie. Commencez par sélectionner les bonnes personnes, construisez vos processus et enfin intégrez la technologie pour soutenir et automatiser ces processus. En parallèle, adoptez une approche itérative basée sur des cas d’usage. Testez en un, validez l’approche, puis lancez vous dans le second. Limpida vous conseille d’aller du plus simple au plus complexe pour générer des gains tangibles et visibles à court terme. Cela vous permettra non seulement de démontrer la valeur de votre plan de gouvernance des données, mais aussi de motiver et d’impliquer les différentes parties prenantes à l’effort global.
Élaborer une analyse de rentabilité : cette étape stratégique permet de formaliser les bénéfices attendus, les coûts impliqués, et les risques associés au projet de gouvernance des données, fournissant ainsi un argumentaire convaincant pour obtenir l’adhésion et le sponsoring nécessaire au plus haut niveau de l'organisation. Retenez bien que les plans de gouvernance des données peuvent échouer si les dirigeants ne s’engagent pas à conduire le changement.
Mesurez les objectifs avec des métriques : comme pour tout objectif, si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’atteindre. Collectez ces mesures au plus tôt, puis suivez systématiquement chaque étape tout au long du processus. Vos mesures doivent montrer les changements globaux au fil du temps et servir de points de contrôle pour garantir des processus pratiques et efficaces. Limpida vous conseille de disposer d’un nombre raisonnable de KPI utiles et significatifs pour commencer, à savoir 10 plutôt que 50.
Assurer une communication efficace : quelle que soit la position d’une personne dans le programme et les processus de gouvernance des données, il est essentiel de communiquer. Une communication cohérente et efficace est importante pour montrer l’impact du programme, célébrer les victoires et reconnaître les défaites en cours de route. Créez une liste de parties prenantes au sein de votre organisation et proposez des communications faciles d'accès avec divers canaux et formats.
Gardez à l’esprit que la gouvernance des données n’est pas un projet ponctuel : créer un programme de gouvernance des données peut ressembler à la gestion d'un « nouveau projet ». Certains départements d'une organisation peuvent être tentés de constituer une équipe pour se charger du projet pendant que le reste de l'organisation attend que celui-ci soit terminé. C’est là que de nombreuses entreprises voient leurs stratégies de gouvernance des données ralentir. Une stratégie de gouvernance des données n’est pas un projet ponctuel. Il n’y a pas de date de fin fixée pour cela. Il s’agit plutôt d’une pratique continue introduite comme politique régulière. Lors de la mise en œuvre d'un programme de gouvernance des données, assurez-vous de le présenter comme un investissement à long terme et non comme un projet ponctuel.
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